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Entrevues en visioconférence : L’image à son meilleur !

Les visioconférences sont présentes dans notre environnement depuis longtemps. Les outils étaient nombreux, et tous en connaissaient déjà plusieurs, selon les plateformes… mais étaient sous-utilisées.

Depuis le début de la pandémie, la réalité a changé littéralement du jour au lendemain. En fait, sans ces outils de communication, les impacts relationnels et opérationnels auraient été beaucoup plus importants sur nos vies et sur les entreprises.

Le recrutement ne fait ainsi pas bande à part dans cette nouvelle réalité, et la visioconférence risque de remplacer certaines rencontres en personne à l’avenir, modifiant le processus de recrutement de façon substantielle.

Plusieurs avantages sont amenés par cet outil : processus de recrutement plus fluide, plus efficace – particulièrement lorsque les gens sont à grande distance, s’adaptant mieux aux agendas de tous, pouvant regrouper plusieurs personnes durant une même session.

En revanche, comme tout changement, il nous faut une certaine période d’adaptation. Car qui fut vraiment à l’aise lors de la première rencontre avec ce moyen de communication ?

Voici quelques conseils pratiques pour rendre cette transition plus facile. Plusieurs de ces conseils s’adressent aux candidats, et certains également pour les employeurs… car ce changement nous touche tous !

Merci à Jean-Alexandre Demers, associé et consultant sénior de Jump ! Recruteurs, pour sa participation à l’article de cette semaine.

Se renseigner sur l’employeur

Plus vous en savez sur l’entreprise, plus vous démontrez un intérêt, votre professionnalisme et votre rigueur, et vous aide dans votre réflexion pour le poste proposé.

Les sources sont nombreuses, les principales étant le site web de l’entreprise, pages Facebook et LinkedIn, publications et communiqués de presse, secteur d’activités, compétition et leur positionnement dans le marché, profil LinkedIn de la personne à qui vous parlerez, discuter avec les gens de votre entourage qui connaissent ou travaillent pour cette entreprise, sources
externes (par exemple iCriq, publications d’affaires, etc.).

Réviser la description de poste et le CV

Étudiez chacun des points de la description de poste, responsabilités, compétences recherchées, conditions de travail, et identifiez les aptitudes que vous possédez s’alignant avec ce que l’employeur recherche. Ne négligez pas les compétences et expériences transférables, tout en pouvant indiquer pourquoi et comment celle-ci le sont!

Il importe d’avoir quelques questions prêtes à poser, particulièrement pour la fin de l’entretien, démontrant l’intérêt pour le poste et validant si celui-ci rencontre vos objectifs professionnels. Si vous avez diligemment suivi les 2 conseils précédents, vous devriez déjà avoir 2 ou 3 questions
en note au minimum.

Demander quelles sont les prochaines étapes est la question tout autant classique, mais importante à poser.

Pour l’employeur, cette étape est également importante. Réviser le CV des candidats au préalable, préparer les questions d’entrevues (je recommande les entrevues structurées, plus objectives et efficaces). Ne pas s’être préparé peut ne pas projeter l’image que l’on désire que les candidats retiennent de l’organisation.

Image soignée

Porter un style vestimentaire identique à celui que vous porteriez si vous étiez convoqué à une entrevue en personne, car c’est une entrevue en personne. Vous désirez projeter une image professionnelle, et démontrer l’importance que vous portez au poste (ou au candidat si vous êtes le recruteur/employeur). Il s’agit en fait d’une marque de respect pour l’interlocuteur.

Environnement adéquat

Choisissez un endroit tranquille, qui favorise votre concentration et évite les bruits de fond. Assurez-vous d’avoir un réseau internet avec une bande passante adéquate afin d’éviter les pertes de réseau.

Particulièrement en ce temps de confinement, il faut aviser les gens qui habitent avec vous de ne pas vous déranger.

Finalement, évitez les distractions telles qu’animaux domestiques, sons émis par des outils électroniques, alertes provenant de l’ordinateur et du téléphone cellulaire, etc.

Un arrière-plan sobre devrait dévoiler une partie de votre personnalité, sans être une distraction pour votre interlocuteur. À noter que certains logiciels de visioconférence offrent des arrièreplans personnalisables pouvant être très pratiques.

Un éclairage adapté

L’éclairage est un aspect crucial et peut devenir une source de distraction, voire un irritant pour l’interlocuteur. Une prédominance d’éclairage trop à l’arrière du sujet rend le visage plus sombre, et trop fort à l’avant peut éblouir. Assurez-vous avant la session d’avoir équilibré l’éclairage afin qu’il soit adéquat.

Lorsqu’une fenêtre est en arrière-plan, il peut y avoir un éblouissement qui se crée – ajustez avec les stores, rideaux ou l’angle de l’ordinateur et caméra afin d’atténuer cet effet lumineux indésirable.

Idéalement, faites-le test la journée précédente, approximativement à la même heure, pour avoir les conditions similaires d’éclairage s’il y a une fenêtre, ou du moins quelques minutes avant la rencontre virtuelle.

Se familiariser avec le logiciel à l’avance

Êtes-vous déjà arrivé en retard (ou votre interlocuteur) à une visioconférence à cause de problèmes techniques ou par manque de familiarité avec le logiciel utilisé?

Pour les recruteurs ou gestionnaires responsables de mener les entrevues, Jean-Alexandre apporte cette recommandation cruciale :

 

« Ils doivent s’assurer de transmettre le lien d’avance, valider la plateforme qui sera utilisée, les personnes qui seront impliquées ainsi que leur rôle durant l’entrevue, de façon claire. Une communication claire des détails de l’entrevue mettra le candidat à l’aise et facilitera le déroulement de l’ensemble du processus. »

 

Pour les candidats, afin d’éviter des délais et un stress inutile pour vous et votre interlocuteur, assurez-vous d’avoir installé le logiciel au préalable, testé la caméra et le micro et d’en avoir fait l’essai avec quelqu’un de votre entourage.

Si des logiciels, widgets, applications ou autres doivent être installés sur l’ordinateur ou la tablette, vous pourrez ainsi vous assurer que la compatibilité est vérifiée et, s’il est impossible d’avoir le logiciel installé, d’aviser à l’avance votre interlocuteur pour trouver une alternative.

Ponctualité

Prenez place à l’endroit choisi pour l’entrevue environ 10 minutes à l’avance, comme si vous alliez à une entrevue en personne.

Assurez-vous d’avoir devant vous la description de poste, une copie de votre CV, les questions identifiées. Un crayon en main permet de prendre des notes en cours d’entrevue.

Soyez naturel, et souriez!

Considérez l’entrevue en visioconférence comme une discussion d’affaires, en étant vousmême et surtout souriez! Car le fait de sourire donne une  dynamique différente à la voix et à l’intonation, et aide à réduire le stress.

 

« Le langage corporel représente 55% de la communication dans une entrevue, et ressortira encore plus » souligne Jean-Alexandre Demers, qui démontre l’importance d’être le plus naturel possible.

 

Jean-Alexandre suggère au responsable de l’entrevue de prendre le temps de discuter un peu avec le candidat au tout début de l’entretien afin de le mettre à l’aise. Par exemple : Ça va bien? Bonne fin de semaine? Est-ce la première entrevue virtuelle pour vous? Avez-vous eu le temps de regarder notre site web?

Employeurs : donnez une bonne première impression!

Jean-Alexandre soulève l’importance de la première impression que doit donner l’hôte de l’entrevue.

 

« Cette personne représente l’entreprise et véhicule l’image, la première impression, que le (la) candidat(e) retiendra à la suite de l’entretien ».

 

Il spécifie qu’étant donné que cette rencontre n’est pas sur les lieux de l’entreprise, il est difficile de partager la culture d’entreprise et l’environnement de travail. Il importe ainsi de décrire aux candidats ce à quoi ils peuvent espérer, les valeurs de l’entreprise, donner des exemples concrets afin que les candidats puissent se faire la meilleure idée, la plus précise  possible.

Conclusion de l’entrevue

Demandez la permission de poser quelques questions à  l’employeur/recruteur. Si celles que vous aviez préparées ont été répondues durant la discussion, peut-être que d’autres sont apparues. C’est l’opportunité pour vous de valider des points qui sont importants par rapport au choix professionnel que vous ferez dans un avenir rapproché.

Envoyez un courriel démontrant votre appréciation de la discussion incluant un court résumé de votre compréhension du poste, ainsi que des points principaux qui font de vous un candidat idéal. Si vous n’avez pas l’adresse courriel de la personne, vous pouvez lui envoyer une note via LinkedIn.

La note se doit concise, écrite soigneusement en évitant les fautes d’orthographe et envoyée dans les 24 heures suivant l’entrevue.

Le recruteur / employeur a également un devoir à cette étape, mentionne Jean-Alexandre.

 

« Il faut expliquer les étapes à venir dans le processus, et s’assurer de répondre à toutes les questions que cette personne pourrait avoir.»

 

Candidats, recruteurs et employeurs, si vous avez d’autres conseils, je vous invite à les partager pour que tous puissent en profiter et rendre l’expérience la plus enrichissante que possible!